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石川和男著「Outlook 最強の仕事術」を読みました。
本書は、
- 5つの仕事を掛け持ちしている著者が、
- マイクロソフト社のメーラーOutlookの設定方法を解説しながら、
- 仕事を速くするためのメール術を教えてくれる本です。
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わたしは、Outlookをメインで使っているわけではないのですが、
本書の内容は、別のメーラーがメインのひとにとっても、
十分に役立つ内容だと思いました。
それは、具体的な記述が役に立つというよりは、
どういう観点から時短しようとしているのかが役に立つ感じです。
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目次から抜粋しておきます。
第1章 Outlookを最適な形にカスタマイズする
- 最初にやっておきたい画面のカスタマイズ
- メールチェックは大画面でマウスを使わずにスムーズに
- 返信済みのメールを自動で閉じる
- 署名を作成してメールに自動追加する
- 1つのメールアカウントで複数の署名を使い分ける
第2章 今すぐ試したい厳選ショートカットキー10選
- ショートカットキーは「Ctrl + 意味」で覚える
- 入力欄を自在に移動する Tab / Shift + Tab
- よく使う単語を辞書登録する Ctrl + F7
- メールは検索で探せ！(2) Ctrl + Shift + F
- よく使う機能にショートカットキーを割り当てる
第3章 速さと正確さを両立するテクニック
- たくさんの連絡先をまとめて自動追加する
- 添付ファイルは何よりも先にコピー&ペーストで追加する
- サイズの大きいファイルはクラウドで共有する
- 添付ファイルはプレビュー機能でサッと確認する
- 送信してから気付くミスを「1分後送信」でカバーする
- こまめな自動保存がアクシデント時も安心！
- Outlookの動作が遅いときに試したい2つのこと
第4章 仕事が速い人が実践する8つのメール術
- メールはフォルダー分けをせず受信トレイで一括管理！
- メールを見るタイミングは自分主体で決める
- すぐに返事ができないメールへの対応術
- メールでは遠慮なく相手の時間を押さえる
第5章 ビジネスを円滑にする信頼されるメール術
- メールはワンパターンでOK！ 水戸黄門メール術
- ビジネスメールの表示形式は「テキスト形式」一択！
- ビジネスメールの件名、何が正解？
- 最速で伝わる！ 文章構成の3ポイント
- メールの見栄えがグッと良くなるテクニック
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目次を見ても分かりますが、
まずは何よりも、メーラーの機能を知ることが大事です。
特に、アプリケーションの初期設定は、
マイクロソフトに限らずひどいものが多く、
ここを変えるだけでも、大変な時短になることもしばしばです。
以前に読んだ、「時間術大全」にも書いてあったことですが、
現代において、アプリを初期設定どおりに使うのは、
いちばんやってはいけないことなのかもしれません。
本書では、
第1章で、初期設定、
第2章で、ショートカットキーの説明がされており、
これらが最初にやるべきメール時短の王道ということでしょう。
第3章以降のテクニックも、
たしかに役に立ちそうなものもあったのですが、
第1章や2章の記述の方が、より大事だと思いました。
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本書は、Outlookを使っているひとにももちろん役に立つのですが、
Gmailの方にも、その他の社内用メーラーの方にも、
役に立つ観点が書かれていると思いました。
メールに煩わされている方は、ぜひ読んでみてください。